[한글] 상장, 초대장, 안내문을 스마트하게... 메일머지 따라하기

받는 사람, 상장번호 등만 다르고 나머지 내용이 같은 수많은 문서를 한 번에 만들고 싶은데...

기능이나 방법을 모르면 일일이 다 수작업해야 하는...

한 땀 한 땀 장인의 정신으로 작업을 하기도 하죠.

 

예전에 어렴풋이 듣기만 해 봤던 메일 머지?

이번에 활용할 일이 있어 포스팅을 해보려 합니다. 

메일 머지란???

데이터 파일과 서식 파일을 결합하여 이름이나 직책, 주소 부분 등만 다르고 나머지 내용이 같은 수십, 수백 통의 편지를 한꺼번에 만들 수 있는 훌륭한 한글의 기능입니다. 

 

보통 상장을 출력하는데 많이 사용하곤 하는데, 저는 업무적으로 여러 명에게 개인별 아이디와 비밀번호를 알려줘야 할 일이 생겨서 활용해보기로 합니다. 

포스팅하는 예시는 임의로 만든 것이라 허접하긴 하지만 기능이 중요한 것이므로 내용 말고 방법만 봐주세요.^^

 

1. 한글 파일을 열어 사용할 서식을 작성합니다.

- 빨간 부분에 변경될 내용이 들어갈 예정입니다.

2. 정해진 서식 외에 들어갈 내용들을 엑셀 파일로 작성합니다.

2-1. 예를 들어 아이디, 비밀번호, 이름을 변경하고 싶으면 해당 내용을 순서대로 작성합니다.

☞ 필드 개수: 한글에서 만든 데이터 파일을 불러와서 서식 파일과 결합시키려는 경우 데이터 파일의 첫 줄에 각 레코드의 필드 개수를 지정하는 숫자를 입력하지 않으면 [메일 머지 만들기]를 수행할 수 없습니다.

2-2. 파일에서 시트명(Sheet 1)과 필드명(NO, 아이디, 비밀번호, 이름)을 확인합니다. 나중에 메일 머지 만들기 할 때 필요합니다. 

3. 한글을 열어 메일 머지에서 사용할 서식 파일(예를 들어 이름 옆)에 커서를 둡니다.

☞ 메일 머지를 만들 때에는 반드시 서식 파일에 커서를 놓고 [도구] - [메일 머지] - [메일 머지 표시 달기]를 실행해야 합니다.

3-1. [도구] - [메일 머지] - [메일 머지 표시 달기]를 선택합니다.

 

3-2. [필드 만들기] 탭을 선택한 후, 넣고 싶은 필드명(ex, 이름, 아이디, 비밀번호 등)을 하나씩 작성하고 [넣기]를 선택합니다.

☞ 필드 이름은 데이터 파일에 입력되어 있는 필드명과 동일한 이름을 입력해야 합니다.

 

3-3. 데이터가 들어갈 곳에 {{데이터}}라고 표시 달기가 됩니다.

4. [도구] - [메일 머지] - [메일 머지 만들기]를 실행합니다.

☞ [메일 머지 만들기] 명령을 수행하기 전 데이터 파일은 종료되어 있어야 한다고 하는데, 저는 종료하지 않아도 별다른 문제는 발생하지 않았습니다.

 

5. [메일 머지 만들기] 대화 상자가 나타나면 [자료 종류]에서 [한셀/엑셀 파일]을 선택합니다.

5-1. [한셀/엑셀 파일 불러오기] 대화 상자가 나타나면 작성한 파일을 데이터 파일로 지정하고 [열기] 단추를 누릅니다.

5-2. 출력 방향은 사용 용도별로 다를 수 있지만 저는 파일로 만들어 사용하기 위해 '파일'을 선택하였고, 해당 파일이 저장될 폴더를 선택하고 파일명을 만든 후 확인 단추를 누릅니다.

☞ 출력 방향
- 프린터: 프린터로 메일 머지 결과 출력
- 화면: 미리 보기 창으로 미리 보기
- 파일: 메일 머지 결과를 한글 파일로 저장해 놓고 필요할 때 불러 쓸 수 있음
- 메일: 메일 머지 결과를 전자 우편으로 보낼 수 있음.

6. [시트 선택] 대화 상자가 나타나면 [시트 목록]에서 'Sheet1'을 선택하고 [선택] 단추를 누릅니다.

- 2-2. 에서 기억해야 한다고 한 시트를 찾아서 선택합니다.

 

7. [주소록 레코드 선택] 대화 상자가 나타나면 전체 선택된 레코드 중에서 필요한 레코드를 선택한 다음 [선택] 단추를 누릅니다.

7-1. [필드 이름 연결] 대화 상자에서 데이터 파일의 필드 이름을 서식 파일의 필드 이름과 동일하게 지정한 다음 [확인] 단추를 누릅니다.

7-2. 데이터 파일의 필드 이름과 서식 파일의 필드 이름이 서로 다른 경우 [필드 이름 연결] 대화 상자가 나타납니다.

 

 

8. 메일 머지 결과가 출력방향 선택 결과에 따라 나오는데, 저는 '파일'을 선택했기때문에 총 7페이지의 파일이 마법처럼 작성되었습니다.

설명이 조금 긴듯 하지만 막상 해보면 [도구]의 [메일 머지] 버튼만 몇 번 클릭하면 마무리되는 작업입니다.

생각보다 쉽네요....

자주 활용할 일은 없지만 초대장 작성이나 같은 내용으로 이름만 다르게 해서 보내야 하는 일이 생긴다면 활용해볼 만한 기능인 것 같습니다.

 

군대 행정병부터 해서 워드만 20년째 하고 있는데, 이런 기능은 첨 써보네요....

앞으로도 써볼 일이 있을까도 싶지만, 일단 이렇게 하나 또 배워봅니다.